Nicht mit der Lizenz beginnen
Die Frage „Welche Lizenz brauchen wir?“ kommt meist zu früh. Zuerst sollte geklärt werden, wie Mitarbeitende arbeiten, welche Geräte genutzt werden, wo Daten liegen und welche Sicherheitsanforderungen bestehen.
Danach wählen Sie passende Lizenzen: Reichen Office und E-Mail, oder brauchen Sie auch zentrale Geräteverwaltung und zusätzliche Schutzfunktionen?
Zusammenarbeit braucht eine Struktur
Teams, SharePoint und OneDrive lösen unterschiedliche Aufgaben. Ohne klare Regeln entstehen schnell doppelte Ablagen und unklare Berechtigungen. Eine gute Einführung legt fest, welche Daten persönlich, teambezogen oder unternehmensweit abgelegt werden.
Sicherheit hängt auch von den Einstellungen ab
Eine zusätzliche Bestätigung bei der Anmeldung (Mehrfaktor-Authentifizierung), getrennte Verwaltungszugänge und klare Dateifreigaben gehören zu den Grundlagen. Die Einstellungen müssen auch im Arbeitsalltag funktionieren.
Ein Datenumzug muss zum Arbeitsablauf passen
Vor dem Verschieben von Postfächern und Dateien sollten Verantwortlichkeiten, alte Konten, Berechtigungen und Datenqualität geklärt sein. Sonst wird vorhandenes Chaos nur in eine neue Plattform übertragen.
Checkliste für Ihre Entscheidung
- Arbeitsweisen und Geräte dokumentieren
- Postfächer, Funktionsadressen und Datenquellen erfassen
- Zuständigkeiten und Zugriffsrechte vor dem Datenumzug klären
- Zusätzliche Anmeldebestätigung und Verwaltungszugänge planen
- Ablagelogik für Teams, SharePoint und OneDrive festlegen
- Mitarbeitende informieren und nach dem Start begleiten
Aus unserer Arbeit
E-Mails nach Microsoft 365 umziehen
Bei einem technischen Dienstleister haben wir Benutzerpostfächer und gemeinsam genutzte Adressen nach Microsoft 365 übertragen. Dafür haben wir die Postfächer vorbereitet, den E-Mail-Versand und -Empfang getestet und die Umstellung geplant.
Was heißt das für Ihren Betrieb?
Klären Sie zuerst E-Mail, Dateiablagen und Zuständigkeiten. Daraus ergeben sich passende Lizenzen und die nächsten Schritte.