Zuerst auf Ihren Arbeitsalltag schauen
Bevor Sie Lizenzen auswählen, klären Sie, wie Mitarbeitende arbeiten, welche Geräte sie nutzen, wo Daten liegen und welche Sicherheitsanforderungen bestehen.
Danach wählen Sie passende Lizenzen: Reichen Office und E-Mail, oder brauchen Sie auch zentrale Geräteverwaltung und zusätzliche Schutzfunktionen?
Gemeinsame Dateien gut ordnen
Wo speichert das Team gemeinsame Unterlagen, und welche Dateien gehören nur einer Person? Diese Fragen sollten vor der Einrichtung von Teams, SharePoint und OneDrive geklärt sein. Sonst liegen Dateien schnell doppelt vor oder sind für die falschen Personen freigegeben.
Sicherheit hängt auch von den Einstellungen ab
Eine zusätzliche Bestätigung bei der Anmeldung (Mehrfaktor-Authentifizierung), getrennte Verwaltungszugänge und klare Dateifreigaben gehören zu den Grundlagen. Die Einstellungen müssen auch im Arbeitsalltag funktionieren.
Ein Datenumzug muss zum Arbeitsablauf passen
Klären Sie vor dem Umzug von Postfächern und Dateien die Verantwortlichkeiten, alten Konten, Berechtigungen und Datenqualität. Doppelte Ablagen und unklare Zugriffe sollten vor der Übertragung geordnet werden.
Checkliste für Ihre Entscheidung
- Arbeitsweisen und Geräte dokumentieren
- Postfächer, Funktionsadressen und Datenquellen erfassen
- Zuständigkeiten und Zugriffsrechte vor dem Datenumzug klären
- Zusätzliche Anmeldebestätigung und Verwaltungszugänge planen
- Ablagelogik für Teams, SharePoint und OneDrive festlegen
- Mitarbeitende informieren und nach dem Start begleiten
Aus unserer Arbeit
E-Mails nach Microsoft 365 umziehen
Bei einem technischen Dienstleister haben wir Benutzerpostfächer und gemeinsam genutzte Adressen nach Microsoft 365 übertragen. Dafür haben wir die Postfächer vorbereitet, den E-Mail-Versand und -Empfang getestet und die Umstellung geplant.
Was heißt das für Ihren Betrieb?
Klären Sie zuerst E-Mail, Dateiablagen und Zuständigkeiten. Daraus ergeben sich passende Lizenzen und die nächsten Schritte.